Select Page

Als je je organisatie agile wilt gaan inrichten, dan zul je ook kritisch moeten kijken naar hoe de budgetten worden toegekend en hoe de processen hieromheen verlopen. Voor organisaties die overwegen over te stappen naar agile budgettering, is de eerste stap de meest cruciale. In de volgende blog geef ik wat praktische adviezen die organisaties die deze overweging willen maken zeker verder kunnen helpen.

Creƫer bewustzijn en commitment.

Het begint allemaal met het creĆ«ren van bewustzijn binnen je organisatie over het belang van agile budgettering. Dit betekent dat je je leiderschapsteam en belangrijke belanghebbenden moet betrekken en hen moet overtuigen van de voordelen ervan. Zorg ervoor dat ze begrijpen waarom de overstap naar een meer wendbare benadering nodig is in de snel veranderende zakelijke omgeving van vandaag. Maak dus voor iedereen het ‘waarom’ duidelijk en wees vooral duidelijk in het verhaal dat verteld gaat worden.”

Bouw een cross-functioneel team

Het samenstellen van een multidisciplinair team is van groot belang. Het moet bestaan uit vertegenwoordigers van financiĆ«n, operationele afdelingen en andere belanghebbenden. Het doel van dit team is het leiden van de budgetteringstransformatie. Uiteraard kan dit deel uitmaken van een grotere agile transformatie.”

Leer de agile principes, methoden en frameworks

Zorg ervoor dat de basisbegrippen van frameworks zoals Scrum en Kanban bekend zijn bij de mensen op de sleutelposities. Het team moet vertrouwd zijn met termen zoals sprints, backlog, daily scrum en retrospectieven. Het kan overweging zijn om tijdelijk wat mensen extra in te huren of een basistraining te volgen.”

Begin klein

Begin klein en ga niet direct de hele organisatie volledig omgooien. Identificeer en selecteer enkele projecten of afdelingen waar agile budgettering geĆÆmplementeerd kan worden als pilots. Deze kunnen als proeftuin fungeren om snel inzichtelijk te krijgen wat er nog aangepast moet worden voordat alles op grotere schaal wordt uitgerold.”

Pas het budgetteringsproces aan

Deze stap kan natuurlijk voor mensen in de organisatie als heel spannend worden ervaren (we hebben hier te maken met een verandering en dus lopen we tegen weerstand aan). In ieder geval dient het budgetteringsproces te worden aangepast om de agile principes te weerspiegelen. Denk dan bijvoorbeeld aan kortere budgetcycli, maar ook aan het regelmatiger onder de aandacht brengen van de financiƫle resultaten. Maak in dat kader ook gebruik van visuele tools.

Moedig een cultuuromslag aan

Moedig een cultuur van continu leren en verbetering aan. Agile budgettering is geen eenmalige verandering; het vereist voortdurende aanpassing en verbetering op basis van feedback en resultaten.”

Investeer in technologie

Overweeg het gebruik van software en tools die specifiek zijn ontworpen voor agile budgettering en financieel beheer. Tools die dan ook snel zaken op een visuele manier inzichtelijk kunnen maken. Dit kan de efficiƫntie, transparantie maar ook de draagvlak voor het nieuw ingestoken proces verbeteren.

Meet en monitor succes

Stel vooraf duidelijke prestatie-indicatoren vast om het succes van agile budgettering te meten en maak duidelijk waarom hiervoor gekozen is. Dit kan onder meer het verminderen van budgetoverschrijdingen, het versnellen van besluitvorming en het vergroten van de financiĆ«le transparantie omvatten.”

Leer van gemaakte fouten

Ga er bij de start direct vanuit dat er uitdagingen en obstakels zullen zijn. Zorg daarom voor een omgeving die veilig genoeg is voor iedereen om fouten te maken en de gekozen weg van de transformatie eventueel aan te passen en te verbeteren.”

Communiceer open en transparant en betrek altijd alle belanghebbenden

Blijf communiceren met alle belanghebbenden over de voortgang en resultaten van de agile budgettering. Transparante communicatie helpt om betrokkenheid en steun te garanderen.”

Ga bij agile budgettering uit van een geleidelijk proces

Iedere organisatie en organisatiecultuur is uniek, dus schroom niet om tijdig bij te sturen. Start klein, leer en breid vervolgens uit naar andere delen van je organisatie om het volledige potentieel van agile budgettering te realiseren.

Vragen? Ik hoor het graag.